Si existe algo que debemos valorar en nuestro trabajo, es la correcta gestión del tiempo. Saber organizar y priorizar nuestras tareas no solo influye en el desempeño, sino también en la capacidad de tomar decisiones y avanzar en nuevos proyectos.
La gestión del tiempo y la administración de tareas son dos de las competencias más valoradas en el mundo laboral actual. En este contexto las cargas de trabajo suelen ser altas y las distracciones constantes. Por ello, es fundamental conocer las herramientas que nos ayudan a organizarnos. Entre ellas, podemos encontrar el uso de agendas, calendarios o listas de tareas, así como algunas técnicas que se han popularizado en los últimos años.
Un ejemplo es la técnica Pomodoro, que consiste en trabajar en intervalos cortos de tiempo para favorecer la concentración. También está el análisis ABC, que permite clasificar las tareas en diferentes grupos y ordenarlas según su nivel de prioridad. Por su parte, la metodología SMART se basa en definir objetivos que sean específicos, medibles, atractivos, realistas y temporales.
La finalidad de todas estas herramientas es la misma: mejorar el rendimiento. No obstante, uno de los métodos que más relevancia ha adquirido en la actualidad es el timeboxing, que propone una forma distinta de administrar nuestro tiempo.
Timeboxing: la técnica que aumenta la productividad en la empresa
Tras el regreso a la rutina, los equipos necesitan recuperar el ritmo y aprovechar al máximo las jornadas, y el timeboxing se presenta como una herramienta clave para conseguirlo. Esta técnica ayuda a planificar actividades y aumentar la productividad.
El timeboxing se basa en dividir cada tarea en un bloque específico de tiempo. A diferencia de un listado de tareas pendientes, en esta técnica se debe describir en qué consiste cada actividad, cuándo debe realizarse y cuánto tiempo durará cada una. Su éxito radica en limitar el tiempo que se dedica a cada función, lo que disminuye las distracciones y aumenta la atención.
Algunos de los pasos prácticos para implementar esta técnica en una empresa son:
- Fijar actividades concretas: antes de proponer las tareas y dividirlas en bloques de tiempo, el equipo debe especificar los pasos a seguir en cada una de ellas. Cuanto más específica sea una actividad, más fácil resultará asignarle un bloque de tiempo.
- Proponer objetivos claros: si no se tienen objetivos, no se siente verdadero compromiso hacia la acción.
- Utilizar herramientas digitales: existen programas o plataformas que permiten planificar los bloques de tiempo de forma ordenada.
- Cumplir los tiempos establecidos: el objetivo de esta técnica es administrar mejor el tiempo, por lo que es necesario respetar lo planificado.
- Realizar revisiones: en un entorno laboral es importante identificar qué bloques de tiempo han funcionado y cuáles deben ser cambiados para optimizar la administración de los recursos.
Timeboxing y la vuelta al trabajo
Después de las vacaciones, las empresas necesitan un empujón extra para poder recuperar el ritmo laboral. El timeboxing, además de optimizar la gestión del tiempo y los recursos, también facilita el cambio a rutinas más equilibradas. Si se implementan este tipo de técnicas en los meses posteriores al verano, se pueden establecer hábitos duraderos que se mantengan durante todo el año.
La aplicación del timeboxing en el entorno empresarial ofrece múltiples beneficios a los equipos de trabajo. Al limitar el tiempo dedicado a cada actividad se produce un incremento en la concentración, ya que se reduce la tentación de posponer las tareas. Como cada actividad tiene un inicio y un final establecidos, es menos probable dispersarse.
Además, aumenta la motivación porque cada bloque terminado se traduce en una sensación de logro, lo que permite percibir avances concretos. También, facilita una visualización realista de las cargas de trabajo y ayuda a establecer plazos ajustados a los objetivos.
Esta metodología puede adaptarse a distintas situaciones. Por ejemplo:
- Establecer bloques de tiempo concretos para realizar reuniones de equipo.
- Dividir los módulos que se establecen en los cursos de formación en períodos de 60 minutos para favorecer la atención, mejorando la retención de conocimientos.
- Generar bloques de tiempo para las tareas que se llevan a cabo a diario para asegurar avances constantes.
- Reservar espacios de tiempo para dar pie a la creatividad y la innovación, como sesiones de lluvia de ideas.
El papel de la formación en la gestión del tiempo
Para poder llevar a cabo de una manera eficaz la técnica del timeboxing es importante formar a los equipos en soft skills relacionadas con la gestión del tiempo y la organización de tareas.
El timeboxing también se puede integrar en programas de formación corporativa, en los que se aprende a planificar una jornada laboral de manera eficiente, ordenar prioridades y mantener la motivación postvacacional. Al combinar formación y práctica, las empresas logran que los equipos adopten hábitos estables. En un momento clave como septiembre, esta técnica puede marcar la diferencia entre una empresa que simplemente vuelve a la rutina y otra que aprovecha la oportunidad para crecer.
¿Ya sabes lo que tienes que hacer si quieres que tu equipo aprenda a sacar el máximo partido a su tiempo?
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